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フルリモートで働くうえで”テキストコミュニケーション”で気をつけていること

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この記事は「つながる勉強会 Advent Calendar 2022」の1日目の記事です。

フルリモート&フルフレックスのIT企業でプロダクトマネージャー(PdM)をしているゆーたろー(@shimotaroo)です。

月間1.5万〜2万PVのこのブログの運営のほかに、フォロワー1.2万人超えのグルメインスタをしたり、Twitterで情報発信したり、色々しています。

最近は筋トレにハマっています。

フルリモートで働く場合、社内のメンバーとのコミュニケーションはSlackやTeams等のチャットツールがメインになるかと思います。(非IT企業やレガシー業界ではメールツールかと思います)

チャットツール内でのテキストコミュニケーションはオフラインで対面でのコミュニケーションと比べて、顔が見えない分、言葉から情報を得ることができません。このことを知らずに、もしくは意識せずに普段から自分本位なテキストコミュニケーションをとってしまうと、対人関係や社内の雰囲気に悪影響が生じてしまう可能性もありますし、自分のビジネスパーソンとしての価値も下げてしまいます。

この記事では、フルリモートのITスタートアップで働く僕がテキストコミュニケーションで普段から気をつけていること・意識していることを書きます。

この記事は

  • テキストコミュニケーションがちょっと苦手…
  • もっとうまくチャットでコミュニケーションをとれるようにしたい…
  • マネージャーをしているがメンバーのテキストコミュニケーションがイマイチなのでアドバイスしたい….

このような方に読んでいただきい記事です。

ぜひ最後まで読んでいただき、今後のテキストコミュニケーションに活かせそうなところがあれば、活かしていただけたら嬉しいです。

目次

テキストコミュニケーションにおいて重要なマインド

男の緑色の陶器像
テキストコミュニケーションにおいて重要なマインド

僕がテキストコミュニケーションにおいて普段から1番大切にしているマインドは

メッセージを受け取った相手の立場を考える

です。

これはテキストに限らず、口頭でのコミュニケーションにおいても基本的には同じですが、相手に伝えることができる情報が文字だけのテキストコミュニケーションの方がより重視しています。(対面での口頭であれば、表情、声の抑揚など言葉(文字)以外にも色々な情報をまじえて相手に伝えることができるので)

というわけで、メッセージを受け取った相手の立場を考えたうえで具体的にどのようなことに気をつけているのか、意識しているのかをご紹介します。

相手に何をして欲しいのか・どのようにして欲しいのかを明確にする

僕が普段の仕事(本業・副業共に)で最も大切にしていることが「相手に何をして欲しいのか・どのようにして欲しいのかを明確にする」ことです。

具体例を出して比較してみた方が良いと思うので、「業務マニュアルの叩き台をNotionで作ったので確認してもらう時」をサンプルケースとして2つのメッセージを書いてみます。

サンプルA

C業務のマニュアルを作成しましたので、ご確認お願いします!
(ここにNotionページのリンクを載せる)

サンプルB

【確認依頼】
C業務のマニュアルを作成しましたので、ご確認お願いします!
修正した方が良い箇所などがあれば、Notionページ(以下リンク)にコメントを追加して欲しいです!
(ここにNotionページのリンクを載せる)

どうでしょうか?もちろん僕が良いと思うのは迷うことなくサンプルBです。

テキストコミュニケーションで相手にメッセージを送る時は以下の情報を入れるのが良いコミュニケーションにつながります。

  • まず、このメッセージはどういうものなのか?例えば報告なのか連絡なのか相談なのかなど
  • メッセージを受け取った相手は何をすれば良いのか?

サンプルAでは何がイケていないのかというと、依頼された側(メッセージを受けとった側)は確認した後にどうすれば良いのかを依頼された側自身で考えないといけないことです。「確認するだけ(読むだけ)で良いの?コメントした方が良い?コメント入れるならどこにするのが嬉しいんだろう?」など考える必要があります。時には「これどうしたら良いですか?」「どこにコメント入れたら良いですか?」と質問してそれにまた回答して…というケースもあるかと思います。

これは正直、依頼する側が事前に明確にした上でメッセージを送っていれば発生しない無駄な時間であり、無駄な労力だと思います。

僕はメッセージを受けとった人が対応に困らないようにすることは送る側の仕事(義務)だと思っています。

なお、サンプルBの冒頭の「【確認依頼】」はメッセージの概要を表現するために本当に多用しており、他にも

  • 【相談したいです】
  • 【MTGしたいです】
  • 【報告のみです】【共有のみです】
  • 【コメント欲しいです】【意見募集中です】

など、割と具体的なワードを使ったりもしています。

テキストコミュニケーションは気を抜いて雑にしてしまうと、相手に正確に伝わらなくて本題と違うところを確認するために無駄なキャッチボールが発生してしまう可能性があるため、丁寧すぎるくらいがちょうど良いと思っていますし、そういう心持ちでいます。

無機質な文面を避ける

これは簡単にいうと「絵文字やビックリマークを積極的に使おうね」ということです。

例えば、誰かにチャットでお願いをした時の回答として以下2つのどちらかが良いと感じますか?

サンプルA

了解です🙆‍♂️

サンプルB

了解です

一目瞭然だとは思いますが僕的には圧倒的にサンプルAです。

絵文字を使わないとしてもサンプルAがもし「了解です!」だとしても圧倒的にサンプルAの方が受けとった側の心理としては良いです。今回は一言での返答でしたが、中には長文で返信する時があります。その時、全ての文に絵文字をつけたりびっくりマークをつけるのは大変だと思うので、1つのメッセージに最低1つ付けるだけでもかなり印象は変わると思っています。

サンプルBだと「お願いしたけどあんまりしたくないのかな?怒っているのかな?」と思ってしまう人もいるかと思います。僕は性格上、このような返答があったとしても上記のような感情はそこまで抱かないのですが「ああ、この人は相手のことを考えてコミュニケーションとれない人なんだな…」と思います。「OKですー」「はい。」とかも同じく。

仕事上のコミュニケーションって意外とその人に(大きくなくとも)ダメージを与えることもあり得るので、メッセージを送る前にはこのメッセージを受けとった人がどう思うか?を考えています。ここは送信者が必ず責任を持つべきところというのが僕の考えです。

余談ですが、「ああ、この人は相手のことを考えてコミュニケーションとれない人なんだな…」と思ってしまうと、その人と働くことに少なからずストレスを感じることになり、それが積み重なると最終的に転職に繋がってしまうんだろうなと思います…

とはいえ、面倒くさいという気持ちもわかるのはわかります。ただ、組織で働く以上、相手を思いやることは大切だと思いますし必要だと思います。

自分の中を前提条件を相手の前提条件と思わない

テキストコミュニケーションは言葉を喋るより、時間も労力(タイピングするので)もかかります。なので、なるべく楽にしたいなと思うことに関しては全然違和感はないですが、僕は自分の中を前提条件を相手の前提条件と絶対に思わないようにしています。

具体的にどんな風にしているかというと

  • リリース ではなく ステージ環境へのリリース、本番環境へのリリース
  • バグが起こった時の対応 ではなく バクが起こった時の原因調査、バクが起こった時のコードの修正

このように(少しめんどくさいですが)できるだけ細かいところまで情報を入れるようにしています。

例えば前者でいうと、リリース時のマニュアルについてやりとりしている時に「リリース」とだけ見ると、過去の文脈から明らかにどちらなのかが明確なケースでない限り「これはステージ環境へのリリースなのか?本番環境へのリリースなのか?」と受けとり側が考えないと(悩まないと)いけません。

これは先ほどの「相手に何をして欲しいのか・どのようにして欲しいのかを明確にする」のところと同様、メッセージを送る側がそこまで考えていれば全く発生せずに済んだことだと思いますので、なるべくこのような無駄な時間や労力が発生しないように送信者として普段から気をつけています。

余談ですが、このことについては過去にもツイートしました。

この件について過去にツイートしている

送信前、共有前に「自分以外の人が見てもつまずくことなく理解できる」内容かどうかを必ず見直す

日々のチャットはなるべくスピーディにー連絡したいですよね。

その気持ち、とてもわかります。わかりますが、送信前に必ず「内容を見直す」というワンアクションを挟みましょう。

どのような観点で見直せばいいのかですが、

自分以外の人がこの文章(ドキュメント)を見て、つまずくことなく理解できるかどうか

です。

社内にはさまざまな業種の人がいるので、メンバーによって持っている知識の量・深さもさまざまです。

ベストは「全メンバーがこの文章(ドキュメント)を見て、つまずくことなく理解できる」状態ですが、せめてメインで届けたい人が「つまずくことなく理解できる」内容にするのは送信者の責任です。

僕の社会人経験上、「何でこれで送信した?」という内容のメッセージやメールはたくさん見てきましたし、現在進行形でも見ます。

「まあ、この文なら意味を汲み取ってくれるでしょ」というクオリティの文章でメンバーとコミュニケーションを取ること、はビジネスマンとしてアウトだと思います。また、「まあ、この文なら意味を汲み取ってくれるでしょ」と思いながら仕事をするスタンスも同様にアウトだと思います。

メッセージを送る時間は気にしない

チャットやメールの特徴は非同期にコミュニケーションがとれることです。

対話したい相手を時間的にも物理的にも捕まえる必要がないため、自分の要件をいつでも相手に伝えることは大きなメリットだと思います。

なので、僕は平日の早朝、夜遅く、休日問わず時間を気にせずメッセージを送るようにしています。(現職はそういう文化です)

この記事の初めの方に僕がテキストコミュニケーションにおいて「メッセージを受け取った相手の立場を考える」を最重要視していると書いたので、「あれ?全然相手の立場考えてなくない?相手のこと考えるならメッセージを送る時間も考えた方がよくない?」と思うかもしれませんが、メッセージを受けとる側で簡単に対策できることは受けとる側がやれば良いというスタンスです。

IT業界でよく使用されているチャットツールであるSlackだと通知設定を自由に変更することができます。(○時〜◯時までは通知をオフにすることができます)

送信者がメッセージを送る時間を考慮して後回しにしてしまった結果、送ることを忘れてしまう可能性もあるので、僕はメッセージを送る時間は全く気にせず送っています。(Slackのリマインダー機能を使えば良いじゃんというツッコミは受け付けません)

依頼の場合は希望期限を設ける

ここまで紹介した内容のうち、

  • 相手に何をして欲しいのか・どのようにして欲しいのかを明確にする
  • 無機質な文面を避ける
  • 自分の中を前提条件を前提条件と思わない
  • 送信前、共有前に「自分以外の人が見てもつまずくことなく理解できる」内容かどうかを必ず見直す

は個人的にはかなり気をつけているし、テキストコミュニケーションでは必ずやったほうが良いよねと思っている内容ですが、これに関しては「できればより良いよね」というものです。

誰かに“この日までに”してほしいことを依頼する時は明確に希望期限を設けるようにしています。

「(略)お願いします!」だけだと、依頼された側はどのように対応すれば良いのかははっきりとわかるのですが、いつまでに対応すれば良いのかが分かりません。つまりその依頼の緊急度(もしくは重要度)がわかりません。

僕はこのような感じでチャットメッセージの冒頭に使っています。

  • 【確認依頼】希望期限:◯/◯(◯)まで
  • 【対応依頼】希望期限:急ぎではないので、今週末を目処
  • 【対応依頼】希望期限:本日中

メッセージの冒頭に書くことで依頼された側はメッセージを見た瞬間に今した方が良いのか、後回しで良いのかが瞬時にわかり、仕事のスケジュールを組みやすくなります。

余談ですが、これはIT業界に来る前の重工業界にいた時に指導員(メンター的な)に教えてもらったことなので、僕は社会人1年目からこれを実践しています。(たまに忘れる)

積極的に自己開示をする

フルリモートでは雑談的なコミュニケーションはなかなか発生しづらいので、割と社内のメンバーのこと全然知らない、という状況になりやすいと思っています。(部署・仕事内容くらいはさすがにわかると思いますがそれ以外の情報)

そこで僕が活用しているのはtimesチャンネルです(僕が起案したわけではなく現職に入社した時点でこの文化は存在していた)。timesチャンネルはTwitter感覚で自由に使っていい個人用のチャンネルです。現職ではもちろん投稿内容に制約はありません。

僕は仕事上で困ったことから、悩み、プライベートことまで何でも書いています。積極的に自分のことを開示することによって他のメンバーがコメントをくれたり相談に乗ってくれたりします。

オフラインで働いて同じ空間にいたとしても自分以外の人がどんな仕事をしているか、何か困っていないかはなかなか把握するのが難しいので、フルリモートだと尚更です。

僕は仕事をするうえでは「察してほしい」という気持ちは持たないようにしているので、自分から情報発信をするようにしています。

IT業界では、timesチャンネルを活用している企業は一定数あると思いますので、もしまだ使ってない企業に勤務しているのであれば使ってみてはどうでしょか?

資産性の高い情報は別途ドキュメント化する

Slack、Teamsでは「スレッド」という機能があるのでどの内容についてどんな議論が行われたかを割と見返しやすいと思いますが、それでもチャットツール上では日々、色々なメンバーが色々なアジェンダに関して議論をしたり(時には雑談)しています。

つまり、時間が経つにつれてどんどん流れていき、見返すのが困難になってします。

議論した内容が重要そうだったり、資産性が高い情報はドキュメント化するようにしています。現職ではNotionを使ってどんどんドキュメントを増やしています。フルリモートで働く組織においてドキュメントは会社の資産なので、会社全体としてドキュメント化する文化は根付いていますし、僕自身にも根付いています。

普段からドキュメントを作成していくとわかりやすく情報をまとめる力言語化力などを養うことができるので、チャットでのメッセージ文面の質の向上にも繋げることができ一石二鳥です。

まとめ

人の近くの黒いスマートフォン

僕がフルリモートで働くうえで、テキストコミュニケーションで気をつけていること、意識していることをご紹介しました。

  • 相手に何をして欲しいのか・どのようにして欲しいのかを明確にする
  • 無機質な文面を避ける
  • 自分の中を前提条件を前提条件と思わない
  • 送信前、共有前に「自分以外の人が見てもつまずくことなく理解できる」内容かどうかを必ず見直す
  • メッセージを送る時間は気にしない
  • 依頼の場合は希望期限を設ける
  • 積極的に自己開示をする
  • 資産性の高い情報は別途ドキュメント化する

この記事の内容が今後のテキストコミュニケーションの質向上のヒントになれば嬉しいです。

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この記事を書いた人

大学院(機械工学)→重工業→エンジニア→プロダクトマネージャー(PdM)

神戸グルメのインスタアカウントを運用しています↓
https://www.instagram.com/kobe_gourmet_life/

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