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勉強会運営者が思う“イベント参加者に知って欲しいこと”

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2021年1月から神戸を拠点に月1でつながる勉強会という勉強を運営しています。

これまではイベントに参加する側だったのですが、イベントを運営する立場になって感じたことがあり、“イベント参加者に知って欲しいこと”というちょっと生意気そうなテーマで執筆します。

この記事の内容がイベント運営をされている方に少しでも共感いただけたり、参考になることがあれば幸いです。

また、普段イベントに参加されている方やこれから参加しようと思っている方にも、1人のイベント運営者の気持ちが届き、“イベントは運営者と参加者で作るもの”だと思っていただけたら非常に嬉しいです。

僕が運営している勉強会はconnpassさん上で管理しているので用語はconnpassベースです。

本勉強会は2022年から管理をconnpass→Notionに変更しました。それに伴い色々と変更したのでそれに関しては以下の記事にまとめています。

目次

イベント参加者に知って欲しいこと

結論書きますが、

直前のキャンセルは理由はどうあれ、対応の仕方によっては色々な方に迷惑をかけてしまっていること

です。

※単刀直入に書いたため勘違いされたら困るので申し上げますと、このnoteの目的はイベント参加者に「直前キャンセルは最低だ!絶対にするな!」と言うことではなく、「なるべく周りの人のことを考えてあげてくださいね」という気持ちを伝えることです。

ゆーたろー

まあ直前キャンセルが減るに越したことはないですが…

どういう人に迷惑がかかるのか

では、直前キャンセルで誰に迷惑がかかるのかといと、大きく以下の2つかなと思います。

・参加意欲がかなり高いけど”キャンセル待ち”の人
・イベント運営者

どんな風に迷惑がかかるのかは後で書くとして、個人的にイベント参加者にこれだけはやめて欲しいなと思うことを2つ挙げさせてもらいます。

・前日、当日のコメント無しのキャンセル
・キャンセルにもせずに出席もしない

個人的にはこういうのは「大人がとる行動じゃないよね?」と思っているし、そう思っていただける方も多くいらっしゃると予想していますが、実際にはいるんですよね。。

では、このような行為がどのような形で周りに迷惑をかけることになるかを書いてみようと思います。

参加意欲がかなり高いけど”キャンセル待ち”の人にはどのように迷惑をかけるのか

人気の勉強会かつ参加枠が有限の場合、早い段階で参加枠が埋まってしまい参加したいけど”キャンセル待ち”の状態になってしまう方がいます。

参加申し込みに出遅れて残念ながら”キャンセル待ち”になってしまった方の中にはイベント当日1週間前くらいまで参加できるかどうかわからないイベントの時間のスケジュールを確保している方もいます。

(ただの想像ですが、中には直前キャンセルを考慮して当日までずっとスケジュールを空けている方もいるかもしれません)

早い段階に参加枠を獲得した方は

いつでもキャンセルできるし、参加もできる権利

を持っていますが、直前キャンセルなどをするとどんな理由であれ、めちゃくちゃ参加したいけど参加できない方に迷惑をかけてしまっています。

「参加枠が限られたイベントの参加枠は早いもん勝ちだからその人がキャンセルしようが参加しようが勝手だろ!」

こんな意見もあるかもしれません。

まあ、そこは個人の感性というか礼儀というか常識の話なのでそういう考えの方を否定するつもりはないですが、少なくとも僕はそういう方には自分のイベントに参加して欲しくはないなと思います。。

余談ですが、僕が運営する勉強会を例に挙げると直前キャンセル・無言キャンセルする人程、かなり早い段階で参加申し込みしているんですよね。いやいや、ちゃんとスケジュール確保してくれよ、と思います。

イベント運営者ににはどのように迷惑をかけるのか

すみません、”イベント運営者に迷惑”という言い方は厳密に違うかもしれません。

そういう行為をされるとシンプルに悲しくなるという感じです(笑)

僕が運営するつながる勉強会は他の有名な勉強会と比較するとそこまで準備に時間がかかるわけではないですが、直前キャンセル(特に無断・無言キャンセル)などの心無い行為をされ、本来参加できるはずだった方(キャンセル待ちの方)が参加できなくなることを考えると悲しくなります。

イベント運営者が自分から言うセリフではないと思いますが、イベント参加者はイベント運営者に(ある程度)敬意を払っていただけると嬉しいなと思います。

この発言はイベント運営者の方がイベント参加者より立場が上であることを伝えたいわけではないです。立場は対等です。

僕が勉強会運営者としてとっている対応

僕の運営するつながる勉強会でも

・前日、当日のコメント無しのキャンセル
・キャンセルにもせずに出席もしない

をする人は過去にいました。

僕が勉強会の風紀を保ち、良質な方々との学びや交流の場にするために僕が行っていることをご紹介させていただきますので少しでも参考になれば嬉しいです。

あ、その前に、僕は以下の方もアウトと認識しています。

直前キャンセルでコメントがあったとしてもそこに謝罪の一言もない

「こいつ性格悪!」と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、そこは個人の自由ということで。

家庭の事情などでどうしても直前キャンセルしなければならないケースもあると思いますが、もし直前キャンセルするのであれば運営者にSNS等で直接メッセージをするのが然るべき対応だと思っています。

(これも個人の性格、感性の話なので賛否あっていいと思っています)

自分がアウトだと思っている行為をした方はconnpassのブラックリスト機能を使ってブラックリストにぶち込んでいます。

僕の運営する勉強会は2020年1月から月1で開催していますが、執筆時点で5名の方をブラックリストに登録しています。(2022年5月の段階では10名をブラックリスト登録)

こちらが実際の画像です。

グループのブラックリストに登録されたユーザーはグループに紐づくイベントへの参加権を失うので今後参加されることはなくなります。

・connpassでイベント運営をされていてこのような迷惑行為に困っている方
・connpassのブラックリスト機能を知らなかった方

はぜひ使ってみていただけたらと思います。

以下のリンクからブラックリスト機能の使い方がわかります。

2022年5月時点ではconnpassでの参加受付はしていません。

最後に

長々書いてしまいましが、1人の運営者の気持ちが少しでも届いたのであれば嬉しいなと思います。

イベントは“運営者と参加者で作るもの”です。

お互いがお互いのことを考えて行動し、特にWeb業界に良いイベントが増えていくことを望みます。

最後に宣伝を挟ませていただきますが、神戸で月1で勉強会を開催していますのでご興味のある方はぜひ参加お待ちしています!

勉強会初のオフライン開催の様子はこちらをご覧ください。

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この記事を書いた人

大学院(機械工学)→重工業→エンジニア→プロダクトマネージャー(PdM)

神戸で「つながる勉強会」を運営↓
https://tsunagaru-kobe.connpass.com/

神戸グルメのインスタアカウントを運用しています↓
https://www.instagram.com/kobe_gourmet_life/

登壇実績↓
https://speakerdeck.com/shimotaroo

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